Competenze
I Servizio
Protocollo - Notifiche - Pubblicazione atti:
Tenuta registro di protocollo;
ordinamento degli atti, numerazione e codificazione secondo ordine cronologico;
assistenza nella consultazione e nella ricerca;
classificazione, fascicolazione e protocollazione ed archiviazione della corrispondenza in arrivo e in partenza;
gestione del sistema dei flussi, che comprende la registrazione al protocollo e la classificazione
dei documenti, lo smistamento e l’assegnazione dei documenti alle unità organizzative
responsabili (sulla scorta dell’organigramma del Comune);
spedizione della corrispondenza;
ricerca di pratiche su richiesta dei servizi interni o di cittadini;
prelievo e smistamento agli Uffici interessati della posta in arrivo e spedizione della posta in partenza;
pubblicazioni sul sito degli atti dell’ente;
notifica di atti dell’Amministrazione e nell’interesse di altre Amministrazioni Pubbliche;
rendiconto spese e rimborsi notifiche altri enti;
consegna di avvisi, plichi, inviti;
pubblicazione di atti all’Albo e gestione albo virtuale come da apposito regolamento;
adempimenti ai sensi della l.r. n° 22/2008 art. 18 comma 1°;
tenuta dei registri degli atti notificati e degli atti pubblicati all’Albo;
redazione Regolamenti di competenza del servizio;
fascicolazione elettronica.
U.R.P (Ufficio relazioni con il pubblico) – reclami – centralino - portineria:
Svolge attività di assistenza, orientamento ed informazione ai cittadini sulla base dell’apposito regolamento, ed in particolare provvede a:
curare i rapporti con l’utenza sulle modalità di accesso ai servizi comunali;
diffondere, anche mediante il sito internet del Comune, le varie iniziative;
distribuire materiale informativo;
curare la modulistica per l’accesso ai servizi, monitorare i flussi procedimentali e gestire l’informatizzazione dei procedimenti con inserimento sul sito web del comune;
raccogliere reclami e richieste;
gestire i rapporti con tutti gli organi di informazione;
realizzare un sistema di flussi di comunicazione interna ed esterna, per migliorare la qualità dei servizi e l’efficienza organizzativa;
comunicare ed informare la collettività;
promuovere conoscenze su temi di rilevante interesse pubblico e sociale;
occuparsi della realizzazione di rassegna stampa quotidiana o periodica, anche attraverso strumenti informatici;
tenere il Registro di accesso agli atti;
garanzia del diritto di accesso.
accogliere segnalazioni di disservizi, reclami, richieste ed istanze;
fornire informazioni su come funziona il servizio, rassicurando sull’impegno degli Uffici a risolvere eventuali problemi;
trasmettere proposte e suggerimenti da parte dei cittadini al Sindaco che fornirà le opportune direttive sull’adozione di eventuali provvedimenti e sulle conseguenti misure organizzative.
informare sull’attività dell’ente, sugli orari e l’ubicazione degli uffici, facilitando il rapporto con l’Amministrazione da parte dei cittadini, singoli ed associati anche mediante messaggi, suggerimenti, ecc.;
favorire il pieno esercizio dei diritti d’accesso e la partecipazione procedimentale, informando sullo stato delle pratiche in corso;
acquisire conoscenza della domanda dei servizi pubblici al fine di orientare l’offerta dell’ente pubblico, attuando una verifica sistematica dei bisogni e del grado di soddisfazione dell’utente;
promuovere forme di partecipazione dei cittadini, singoli o associati, anche attraverso sistemi di interconnessione telematica e la rete civica;
garantire un flusso informativo costante con gli altri uffici dell’ente.
Centralino/ portineria
Collegato all’URP è il Centralino/portineria che svolge anch’esso funzioni di accoglienza nei confronti dell’utenza, indicando l’ubicazione degli Uffici e dei Servizi che compongono l’assetto organizzativo dell’ente e smistando le chiamate in arrivo agli uffici preposti e ai singoli funzionari referenti.
Affari Generali:
gestione rimborsi datori di lavoro per permessi cariche elettive;
liquidazioni gettoni di presenza ai consiglieri comunali;
redazioni atti attinenti tutto il settore e/o i servizi;
impegni spesa e liquidazioni vari;
liquidazioni missioni relativi al Segretario Generale – agli Amministratori ed a tutto il personale del 1° settore;
gestione comunicazioni on-line mediante sistema integrato “PERLA PA” per incarichi affidati ai collaboratori esterni ed ai dipendenti dell’Ente;
Decreti Sindacali di sostituzione del Segretario Generale, dei Responsabile di Posizione Organizzativa e/o di personale dipendente;
Ufficio di supporto al Giudice di Pace
L’Ufficio svolge una funzione di supporto consistenti in attività di collaborazione nell’ambito giudiziario, relativamente agli aspetti amministrativi e contabili, quali a livello esemplificativo: verbalizzazione, rilascio di copie ed estratti autentici dei documenti prodotti, iscrizione a ruolo delle cause, formazione dei fascicoli d’ufficio, comunicazioni e notificazioni prescritte dalla legge.